“Vi har sterk fokus på effektivisering av prosesser her i huset!”, sa de i en mellomstor norsk bedrift vi var i kontakt med. I ettertid viste det seg imidlertid at ingen hadde tenkt på hvor mye tid som forsvinner i løpet av en arbeidsdag på å lete etter intern informasjon.
Noen ganger lurer jeg på om det er begrepet i seg selv, eller forståelsen av dette som forvirrer eller begrenser, men det er åpenbart at det ligger et stort potensiale i å raskt kunne finne ens egen bedrifts informasjon. Eller – rett og slett, slippe å skrive det om igjen!
Dessverre er vi nok anlagt slik at det er lettere å se at du sparer noe på å få avslag på en vare enn å gjøre besparelser i effektivisering av arbeidstiden.
Når jeg kjører forbi et kontorlokalet om kvelden med silhuetter av hoder der inne, tenker jeg at sannsynligheten er stor for at personen enten redigerer et Word dokument for å få det til å se bra ut, og/eller sitter å leter etter viktig informasjon som han vet ligger der et sted.
Der vi har implementert vår søkeløsning, er den største overraskelsen ofte at man da finner en rekke forskjellige versjoner av det samme dokumentet. Dette betyr at besparelsen ikke bare ligger i redusert letetid, men også redusert “skrive om igjen” tid.
Søk er derfor kanskje en forenkling, men det er åpenbart at dette handler om både kunnskapsforvaltning, gjenfinning og ikke minst ren effektivisering.
Utrolig mye tid går tapt der ute!
