Det er – etter hvert kommet mange studier og analyser knyttet til tidsbruken blant PC-baserte medarbeidere i organisasjoner. Flere av IntelliSearch kunder har også målt denne tiden som underlag for sine beslutninger, og har konkludert at det at det brukes mye tid på å lete etter informasjon. Konkrete data:
– I våre spørreundersøkelser blant flere hundre saksbehandlere i offentlig sektor kommuniserer de at 1 ¼ time av arbeidsdagen (17%) går med til å lete etter nødvendig informasjon.
– Analyseselskapet IDC har i sitt white paper ”The High Cost of Not Finding Information” fra 2011 gjennomført studier i flere organisasjoner. De konkluderer med at 15-25% av arbeidstiden går med til å lete etter informasjon.
– Konsulentselskapet McKinsey skriver i sin rapport ”The productivity imperative” fra 2013 at vestens velstandsnivå avhenger av sterk produktivitet og produktivitetsforbedringer, og at smartere måter å utnytte informasjonsoverfloden på er et av de aller viktigste virkemidlene.
– En forskningsrapport fra EU´s forskningssenter (JRC; Joint Research Center of the EU Commission) av 2014 konkluderer med at 22% av kunnskapsmedarbeideres tid brukes til å lete etter informasjon, og at ytterligere 20% av tiden går med til å sammenstille og analysere denne informasjonen. De konkluderer i tillegg med bedre utnyttelse av informasjon ville medført 14% forbedring i virksomheten (målt i omsetning).
– Studiene viser også at til dette brukes rundt en tredjedel av arbeidstiden på å produsere/skrive informasjon, og at en tredjedel av denne tiden brukes til å skape noe som allerede finnes internt. (University of Missouri, St. Louis, 2009)
– Rapporten ”The Knowledge Quotient: Unlocking the Hidden Value of Information Using Search and Content Analytics” fra IDC i 2014 bekrefter nær alle konklusjonene fra tidligere rapporter nevnt over. Dette gjennom en undersøkelse av 2155 organisasjoner i 6 land. I tillegg sier denne at medarbeidere finner det de leter etter kun halvparten av gangene de søker, og at en stor majoritet (>60%) har flere enn fire systemer å forholde seg til i hverdagen.
– “Of all the technologies that I cover, in my mind enterprise search should be the easiest technology to build the business case for and actually quantify the ROI. With enterprise search, you don’t have to rely on subjective factors. With search, it’s much more about hard numbers.” (Adriaan Bloem, Real Story Group)
Analysene og studiene dokumenterer at rundt 100 000 kroner av kostnadene knyttet til hver eneste PC-medarbeider brukes på at disse gjør uproduktivt arbeid som å lete etter eller gjenskape informasjon. Dette gir et stort potensiale for produktivitetsforbedringer. Gjør noe med det!
