Uansett vår kjærlighet til ting, har mange en opplevelse av å flytte med seg mye man ikke husker hva er når de skal flytte til en ny bolig. For andre er opplevelsen den samme når en hel arbeidsplass skal flytte.
En virksomhet har ikke nødvendigvis så mange ting, men mye digital og papirbasert informasjon. Det kan raskt oppleves som mye unyttig når både fysisk og digital informasjon bare blir med videre uten at det er enkelt tilgjengelig eller oversiktlig.
Dette kan koste virksomheten både mye penger og enda mer frustrasjon hos viktige medarbeidere.
Når vi flytter tar vi ofte med oss mye vi ikke husker hva var. Som en venn av meg fortalte en gang, så hadde han konstant tre esker på loftet med påskriften «Div dritt». Dette var esker han svært sjelden eller aldri åpnet, men av usikkerhet rundt innholdet bare tok han det med videre hver gang han flyttet. Det kunne jo være viktige ting i eskene. Han hadde dog ikke lenger oversikt over innholdet.
Om ikke problemstillingen er lik i en virksomhet, så er det mange likhetstrekk til «Div dritt» metaforen.
En virksomhet skaper og samler mye viktig informasjon både digitalt og fysisk. Nye lagringsenheter blir bestilt for å erstatte gamle, eller man oppretter nye lagringssteder enten i skyen eller hos en driftspartner. De gamle diskene står enten på lager eller er koblet til en maskin som kanskje ikke lenger en gang er slått på. På denne måten vokser informasjonsmengden betydelig. Størrelsen på informasjonsmengden er dog ikke hovedutfordringen. Manglende eller dårlig tilgang er det som skaper frustrerte medarbeidere og tapt omsetning. Det siste skal jeg komme tilbake til i en senere blogg.
For ansatte er dette utfordrende både med usikkerheten om informasjonen finnes, eller hvor man skal lete.
La oss ta et steg tilbake til den privat flyttingen.
Tenkt deg om eskene hadde en digital registrering slik at hver ting vi la i de ble registrert og organisert slik at det var enkelt tilgjengelig fra mobilen. Du skrev da bare inn på mobilen hvilken enhet du ønsket, og vips så fikk du beskjed om hvilken eske det lå i, og når du åpnet esken så ble det lagt øverst slik at du bare kunne løfte det opp. Det ville vel vært en forenkling?
Jeg nevnte tidligere at det viktigste for bedriften ikke var hvor mye informasjon den hadde, men hvor enkel tilgang man har til den. I en bedrift er det mulig å skape opplevelse som nevnt ovenfor med referanse til flytteesker. Investeres det i et virksomhetssøk eller breddesøk, vil man kunne ha tilgang til bredden av virksomhetens informasjon. Man vil også raskt kunne åpne dette og forvalte det for videre bruk. På denne måten vil plutselig «Div dritt»-data – bli «masse nyttige» data.
For IT er det selvfølgelig både et ansvar og en viktig oppgave å forvalte den fysiske lagringen av dataene, og slik sett også tilgangen til disse datalagerne. Derimot er det lett å glemme investeringen i et enkelt søk og oppslag til de samme dataene. Raskt kommer vi da inn på hvilken avdeling som bør eie dette ansvaret. IT ser nok dette som et ansvar i de forretningsområder som evt. trenger det mest. Jeg tror det kan være fornuftig å sette dette i sammenheng med generell tilgang til data, og slik sett ikke helt unaturlig at dette ligger hos IT avdelingen.
På hvilken måte forvalter din virksomhet medarbeiderens tilgang til viktig data? Det er viktig å ha et forhold til dette og gjøre en vurdering av hva man evt. mister ved ikke å ha det.
Reduser «Div dritt» opplevelsen!
