Er du en av de mange som i løpet av 2015 mistet en kollega? Du har kanskje merket at viktig informasjon forsvant samtidig. Mange har dessverre måttet forlate sin arbeidsplass. Med nye kraftige børsfall i det nye året, kan det se ut som vi bare er i starten. Det er selvfølgelig vondest for de som må gå, men samtidig sitter noen igjen med det store kunnskaps og informasjonshullet. Hva med de?
Med fallende oljepris har Norge måttet våkne til en ny hverdag. En hverdag som for mange har bydd på store endringer og utfordringer. For de som har måttet gå har det gitt en stor usikkerhet for personen det gjelder, men også deres familier. Mange blir indirekte berørt i en slik situasjon.
Vi opplever derimot at noen er glemt. De som skal være igjen å «holde fortet» som vi sier. Det sitter i dag mange ansatte som skal fortsette jobben, men hvor selskapet har de samme eller kanskje til og med høyere forventninger til resultatene. En forventning det kan være svært utfordrende å forholde seg til, og levere på. Spesielt når det viser seg at personen som måtte gå satt på svært viktig men udelt informasjon og kunnskap. I mange av prosessene har det aldri vært tid til å overlevere. I den sinnstilstanden mange er etter å ha blitt bedt om å gå, er det kanskje ikke engasjement til å overlevere.
De fleste virksomheter har ikke en tilfredsstillende løsning for raskt å kunne gjenfinne den svært verdifulle kunnskapen og informasjon etter ansatte som forsvinner.
Som oftest krever det mye tid å lete eller gjenskape informasjon som mangler. Men selv om personen forsvinner, etterlater han eller hun seg alltid viktig informasjon forskjellige steder i systemene. I de systemene hvor informasjonen er strukturert som i et ERP system eller lignende, går det greit å finne informasjonen uavhengig av person. Men når det gjelder ustrukturert informasjon som alle dokumenter og annet som ligger på filområdene er det mye mer utfordrende. Det er gjerne her også verdifull og forretningskritisk informasjon finnes.
Visste du at man bruker i snitt 20% av tiden til å lette etter informasjon i en virksomhet. Tenk hva dette betyr i tapt arbeidstid og ikke minst kostnader. Dette har vi beregnet til å være en kostnad på så mye som 100 000 kroner pr ansatt pr år. Vi kan anta at kostnaden er omtrent den samme for hver tapte kollega.
Sørg for at dere fjerner apekatten på skulderen når kolleger forsvinner. Det eksisterer i dag en rekke løsninger som på en effektiv og enkel måte gjør det mulig å gjenfinne og utnytte informasjonen dine tidligere kolleger har skapt. Spør din leder om hennes tanker og strategi på området.
