Intranett er dyrt å utvikle og dyrt å vedlikeholde. Hvorfor bruke mye ressurser på noe som kan løses enklere og raskere, og samtidig skape høyere produktivitet. Et godt søk betaler seg selv, mens et intranett kan fort bli kontraproduktivt.
Mange jobber hardt for å skape et intranett med kulturbygging og samhandling. Men fører det frem? Målet med intranettet er jo å finne og gjenbruke informasjon. Hva om du bare hadde et søkefelt som intranett? Akkurat slik du møter Google når du søker utenfor bedriftens vegger.
For en del år siden var intranettet nærmest å regne som vinlotteriportalen. Det var der kulturinnholdet for bedriften enkelt ble presentert sammen med en telefonliste, mens på fredagene var intranettet forbeholdt dagens vinlotteri. Forbedringene frem mot i dag var ment å gi bedre oversikt og god samhandling. Resultatet er dessverre at mange ender opp med avanserte menystrukturer og mye informasjon som stjeler oppmerksomhet. Mange bruker også betydelige summer på eget design og intern bedriftsprofil. Kan du vise til at intranettet faktisk bidrar til mer samhandling og kulturbygging? Gjør du målinger som viser at man finner frem, og ikke bare har et nytt system å forholde seg til?
Ender ofte i skuffelse
Det finnes i dag flere typer programvare som bidrar til at bedrifter på kort tid kan sette opp et form for intranett. Selv om du raskt har grunnleggende menystruktur og lagring av informasjon og dokumenter, får du ikke et dekkende intranett med effektivt oppslag i bedriftens interninformasjon. Du mangler nemlig det meste av ditt innhold.
Den samme utfordringen har du også med de andre alternative informasjons lagre. IDC bekrefter dette ved å ha kartlagt at kun 3% av den tilgjengelige informasjonsmengden er tagget. Det betyr at det er veldig mye informasjon som ikke har en merkelapp og da vanskelig å finne frem til.
Intranett er dyrt
Det jobbes vanligvis veldig hardt med mye ressurser for å få et intranettet på plass. Med brask og bram lanseres det. Iveren er stor hos brukerne. Når feiringen har lagt seg og forventningene til resultatene kommer, daler både entusiasmen og bruken.
Bør ikke intranettet kun ha fokus på å være det den skal være? Altså et sted å finne informasjon. Hva ville effekten vært? Helt sikkert en betydelig reduksjon av de opp mot 20% av tiden som beviselig brukes på å lete etter informasjon i en virksomhet.
Søk, finn og vinn!
Målet med et intranett er å finne og gjenbruke informasjon, samt skape samhandling. Mye kan legges til rette med menyer, men flere menyer fører raskt til et svært kompleks bilde for å få kategorisert og synliggjøre informasjonen. Godt presenterte resultater i et søk kan også være dine menyer til den bestemte informasjonen.
Et godt søk kan være utrolig effektivt for produktiviteten. På den ene siden legges det da til rette for å redusere tiden brukt på å lete etter informasjon. På den andre siden viser undersøkelser at virksomheter som har tatt i bruk slike løsninger har en økt omsetning på opp mot 14%. Ser vi disse to i sammenheng snakker vi om betydelig bedring i resultater.
IntelliSearch, som leverer bedriftsinterne søkeløsninger, har også laget en enkel tidstyv-kalkulator for å se hvor mye det koster din virksomhet at dine medarbeidere må lete etter informasjon.
Når tror du at ditt intranett får den søkefunksjonen som gir deg relevant informasjon på tvers av viktige interne kilder? Du som hver dag leter etter noe du vet er der et sted – finner du det før det er for sent – eller må du skrive det om igjen? Nå har du i hvert fall funnet slutten på denne artikkelen.
